PDKS Programı Nasıl Seçilir? 12 Soruluk Kontrol Listesi

Önce ihtiyacınızı netleştirin

Tek şubeli bir ofisle, sahada çalışan bir servis ekibinin ya da üç vardiya çalışan bir fabrikanın ihtiyacı aynı değildir. Listeye geçmeden önce şunları yazın: personel sayısı, şube sayısı, sahada çalışan var mı, gece vardiyası var mı, personelin hepsinin akıllı telefonu var mı ve puantajı kim, hangi programa aktarıyor.

12 soruluk kontrol listesi

1. 1Kurulum ve donanım: Cihaz, kablo, montaj gerekiyor mu? Yeni şube açınca ek maliyet çıkıyor mu?
2. 2Doğrulama: Personel başkası adına giriş yapabilir mi? Konum, cihaz eşleştirme ya da dinamik QR var mı?
3. 3Saha ve uzaktan çalışma: Şube dışındaki personel nasıl kayıt verir, şube dışı işlem onaya düşüyor mu?
4. 4Telefonu olmayan personel: Girişte tablet / okuyucu modu ya da yetkili okutması var mı?
5. 5Vardiya: Gece vardiyası ertesi güne taşınca mesai doğru güne yazılıyor mu? Haftalık vardiya planı yapılabiliyor mu?
6. 6Mesai hesabı: Fazla mesai, hafta tatili ve resmi tatil çalışması ayrı hesaplanıyor mu? 270 saat sınırı izleniyor mu?
7. 7İzin: Yıllık izin hakkı kıdem ve yaşa göre kendiliğinden hesaplanıyor mu? Saatlik izin var mı?
8. 8Puantaj ve bordro: Ay sonu puantajı tek tıkla Excel olarak alınabiliyor mu? SGK prim günü ve eksik gün nedeni çıkıyor mu?
9. 9Bildirim: Yönetici geç kalma ve onay bekleyen talepleri telefondan anında görüyor mu?
10. 10Yetki: Şube yetkilisi yalnızca kendi ekibini görebiliyor mu? Yapılan değişiklikler kayıt altında mı?
11. 11KVKK: Biyometrik veri toplanıyor mu? Veriler nerede saklanıyor?
12. 12Deneme ve destek: Ücretsiz deneme var mı? Destek telefon ya da WhatsApp ile hızlı mı?

Maliyeti doğru karşılaştırın

Cihazlı sistemlerde ilk yatırım (okuyucu, kart, montaj) ve yıllık bakım maliyeti öne çıkar; her yeni şube yeni cihaz demektir. Bulut tabanlı mobil PDKS'lerde ise maliyet çoğunlukla kullanıcı başına aylık ücrettir ve donanım yoktur.

Karşılaştırırken üç yıllık toplam maliyete bakın: cihaz + kurulum + bakım + lisans. Puantajı elle hazırlayan kişinin her ay harcadığı süreyi de hesaba katın.

Denerken neye bakmalı?

• Kendi vardiyalarınızı girin; gece vardiyası ve hafta sonu varsa mutlaka deneyin.
• Birkaç personelle bir hafta gerçek giriş-çıkış alın; geç kalma ve fazla mesaiyi kontrol edin.
• Bir izin talebini uygulamadan gönderip onaylayın; izin bakiyesinin düştüğünü görün.
• Ay sonu puantajını Excel'e alın ve muhasebecinize gösterin.
• Konum dışından giriş deneyin; yöneticiye onay olarak düşüyor mu bakın.