PDKS Nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi Nasıl Çalışır?

PDKS ne demek?

PDKS, "Personel Devam Kontrol Sistemi" ifadesinin kısaltmasıdır. Bir işyerinde kimin işe ne zaman geldiğini, ne zaman çıktığını, molada ne kadar kaldığını, hangi gün izinli olduğunu ve ne kadar fazla mesai yaptığını kayıt altına alan sistemlerin genel adıdır. Halk arasında "personel takip sistemi", "giriş çıkış sistemi" ya da "mesai takip programı" olarak da bilinir.

Eskiden bu iş imza föyleri ve kağıt puantaj çizelgeleriyle yapılırdı. Bugün PDKS denince çoğunlukla kayıtları elektronik olarak tutan, raporlayan ve bordroya hazırlayan bir yazılım anlaşılır.

PDKS ne işe yarar?

• Giriş-çıkış saatlerini tartışmaya yer bırakmayacak şekilde kayıt altına alır.
• Geç kalma, erken çıkma ve devamsızlığı anında görünür kılar.
• Çalışılan süre, fazla mesai ve eksik mesaiyi otomatik hesaplar.
• Yıllık ve saatlik izinleri, molaları ve vardiyaları tek yerde toplar.
• Ay sonunda bordroya aktarılacak puantajı elle hesaplama zorunluluğunu ortadan kaldırır.
• Olası bir iş uyuşmazlığında çalışma sürelerini gösteren düzenli kayıt sağlar.

PDKS türleri

Personel devam kontrolü temelde kaydın nasıl alındığına göre üçe ayrılır. Hepsinde amaç aynıdır; farkları kurulum, maliyet ve kullanım kolaylığındadır.

Bir PDKS nasıl çalışır?

1. 1İşyeri (şube) tanımlanır: konumu haritada işaretlenir ya da girişe okuyucu konur.
2. 2Vardiyalar ve çalışma saatleri girilir; geç kalma ve erken çıkma toleransı belirlenir.
3. 3Personel sisteme eklenir; her kişi bir vardiyaya ve şubeye bağlanır.
4. 4Personel girişte ve çıkışta kaydını oluşturur: kart, parmak izi ya da telefonla QR / konum.
5. 5Sistem her kaydı vardiyayla karşılaştırır; geç kalma, fazla mesai ve eksik süreyi hesaplar.
6. 6Ay sonunda puantaj ve raporlar Excel ya da PDF olarak alınır, bordroya aktarılır.

İyi bir PDKS'de olması gerekenler

• Başkası adına işlem yapılmasını engelleyen doğrulama (cihaz eşleştirme, konum, dinamik QR).
• Gece vardiyasını doğru güne yazan, hafta tatili ve resmi tatili ayıran mesai hesabı.
• İzin, saatlik izin ve mola takibi; yıllık izin hakkının kıdeme göre otomatik hesabı.
• Bordroya hazır puantaj ve Excel / PDF raporlar.
• Yöneticiye anlık bildirim ve personele vardiya hatırlatması.
• Çok şubeli yapılarda şube yetkilisinin yalnızca kendi ekibini görmesi.
• KVKK'ya uygun veri işleme; mümkünse biyometrik veri toplamaması.

Personelix PDKS nasıl yapar?

Personelix PDKS, cihaz ve kablo gerektirmeyen bulut tabanlı bir mobil PDKS'dir. Personel iPhone ya da Android telefonundaki uygulamayla şubedeki QR kodu okutur ya da kamerasız şekilde şube seçer; konum GPS ile şube yarıçapına göre doğrulanır ve hesap tek bir telefona bağlıdır. Telefonu olmayan personel, girişteki tablete kişisel QR kodunu göstererek geçer.

Yöneticiler web portalından ve aynı mobil uygulamadan anlık durumu, onayları, vardiya planını, izinleri, puantajı ve raporları yönetir. Parmak izi ya da yüz verisi toplanmaz. Kurulum yoktur; kayıt olduktan sonra ilk şube ve personel yaklaşık 5 dakikada tanımlanır.