1Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.
Personelix PDKS, müşterisi olan işletmelere yazılım hizmeti sunar. Bu kapsamda müşteri işletmenin personeline ait kişisel veriler bakımından Personelix "veri işleyen", müşteri işletme ise "veri sorumlusu" sıfatını taşır. Personelix bu verileri yalnızca müşteri işletmenin talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işler. Personelix; kendi müşteri adayları, müşteri yetkilileri ve site ziyaretçilerine ait veriler bakımından ise doğrudan "veri sorumlusu" sıfatına sahiptir.
Başvurularınızı web sitemizdeki KVKK Başvuru Formu üzerinden iletebilirsiniz. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde değerlendirilir.
2Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanır:
- Mobil uygulama üzerinden QR kod okutma ve konum seçimi işlemleri
- Web yönetim portalına yetkili kullanıcılar tarafından girilen personel kayıtları
- Uygulamanın kullanımı sırasında otomatik oluşan işlem ve güvenlik kayıtları
- Cihazın konum servisleri (yalnızca giriş-çıkış anında veya Konum Takibi modülü açıkken mesai süresince)
- Web sitesindeki iletişim, teklif ve toplantı talep formları
- Telefon ve WhatsApp üzerinden yapılan destek görüşmeleri
3İşlenen Veri Kategorileri
- Kimlik verileri
- Ad, soyad, personel numarası, profil fotoğrafı
- İletişim verileri
- Cep telefonu numarası, varsa e-posta adresi
- Mesleki deneyim verileri
- Departman, pozisyon, şube, vardiya, işe giriş tarihi
- Çalışma ve devam verileri
- Giriş-çıkış kayıtları, mola, izin, mazeret ve puantaj bilgileri
- Konum verileri
- Giriş-çıkış anındaki koordinat; modül açıksa mesai içi periyodik konum
- İşlem güvenliği verileri
- Cihaz kimliği, IP adresi, oturum kayıtları, iz kayıtları
- Finansal veriler
- Müşteri işletme tercih ederse maaş ve bordro alanları
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, din, sendika üyeliği vb.) işlenmez. Sistem parmak izi veya yüz tanıma kullanmaz.
4İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Personel devam kontrolü ve mesai takibi | KVKK m.5/2-c — sözleşmenin ifası |
| Puantaj, bordro ve özlük kayıtlarının oluşturulması | KVKK m.5/2-ç — hukuki yükümlülük (4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Kanun) |
| İzin ve vardiya yönetimi | KVKK m.5/2-c |
| Bilgi güvenliği, sahte işlem ve suistimalin önlenmesi | KVKK m.5/2-f — meşru menfaat |
| Destek ve şikâyet süreçlerinin yürütülmesi | KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f |
| Hukuki uyuşmazlıklarda delil sağlanması | KVKK m.5/2-e — hakkın tesisi ve korunması |
| Konum Takibi modülünün kullanımı | Açık rıza veya meşru menfaat — müşteri işletme belirler |
| Pazarlama ve tanıtım iletişimi | Açık rıza |
5Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Yurt Dışı Aktarım
Kişisel veriler, hizmetin sunulması amacıyla bulut altyapı sağlayıcısı üzerinde barındırılır. Aktarım yapılan taraflar, amaçları ve konumları Gizlilik Politikası'nda tablo hâlinde listelenmiştir.
Veriler, birincil olarak Avrupa Birliği (Belçika, europe-west1) bölgesinde barındırılır. Sağlayıcının küresel altyapısı nedeniyle destek ve bakım süreçlerinde ABD merkezli erişim gerçekleşebilir. Bu aktarımlar KVKK m.9 kapsamında, uygun güvenceler sağlanarak yapılır.
Ayrıca; kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mahkeme ve icra dairelerine, mevzuatın öngördüğü hâllerde aktarım yapılabilir.
6Saklama ve İmha
Kişisel veriler, mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Ayrıntılı saklama süreleri Gizlilik Politikası'nın "Saklama Süreleri" bölümünde yer alır.
Süre sonunda veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı kullanmak için web sitemizdeki KVKK Başvuru Formu'nu doldurabilirsiniz. Başvurunuzda kimliğinizi tevsik edici bilgiler ile talebinizin konusu açıkça yer almalıdır.
Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Talebin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde; yanıtın öğrenildiği tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunulabilir.
Çalıştığınız işletmenin personeli iseniz, verilerinize ilişkin talepleri öncelikle işvereninize iletmeniz gerekir. Personelix, veri işleyen sıfatıyla bu taleplerin karşılanmasında işverene destek olur.